Come deve comportarsi l'Auditor durante l'Audit?
Un auditor deve possedere una serie di competenze, comportamenti corretti e abilità per condurre un audit efficace. Ecco alcuni suggerimenti su come deve comportarsi un auditor durante un audit:
Competenze e Abilità dell'Auditor:
- Conoscenza Tecnica: Un auditor deve avere una solida conoscenza tecnica dell'ambito soggetto all'audit. Deve comprendere gli standard, le procedure e le pratiche relative al sistema di gestione che sta auditando.
- Abilità di Comunicazione: L'auditor deve essere in grado di comunicare chiaramente e in modo efficace con il personale dell'organizzazione sotto audit. Questo include l'abilità di fare domande pertinenti, ascoltare attentamente e spiegare i risultati dell'audit in modo comprensibile.
- Abilità di Osservazione: L'auditor deve essere un osservatore attento e in grado di raccogliere prove oggettive durante l'audit. Deve essere in grado di identificare incongruenze e questioni di conformità.
- Integrità e Imparzialità: L'auditor deve essere eticamente responsabile e imparziale. Deve trattare tutte le parti interessate con equità e senza pregiudizi.
- Pensiero Analitico: Deve essere in grado di analizzare le informazioni raccolte durante l'audit e trarre conclusioni basate su prove solide. Deve anche identificare possibili rischi e opportunità.
Comportamenti Corretti dell'Auditor:
- Puntualità: L'auditor deve essere puntuale e rispettare gli orari stabiliti per l'audit.
- Riservatezza: Deve mantenere la riservatezza riguardo alle informazioni sensibili dell'organizzazione auditata.
- Professionalità: L'auditor deve comportarsi in modo professionale, mantenendo un atteggiamento neutrale e rispettoso.
- Flessibilità: Deve essere flessibile e adattarsi alle situazioni impreviste che possono emergere durante l'audit.
- Documentazione: Deve prendere appunti accurati e completi durante l'audit per documentare le attività e le scoperte.
Cosa Evitare:
- Prevaricazione: Un auditor non dovrebbe cercare di manipolare o influenzare i risultati dell'audit a favore di un'organizzazione o di un altro interesse.
- Presunzione: Non dovrebbe presumere automaticamente che ci siano problemi o non conformità. Deve basare le sue conclusioni sulle prove raccolte.
- Conflitto di Interessi: Un auditor deve evitare situazioni di conflitto di interessi che possano influenzare la sua imparzialità.
- Mancanza di Preparazione: Non dovrebbe presentarsi all'audit senza una preparazione adeguata. Deve conoscere gli standard di riferimento e l'organizzazione auditata.
- Mancanza di Ascolto: Non dovrebbe trascurare le opinioni e le spiegazioni fornite dal personale dell'organizzazione sotto audit. L'ascolto è fondamentale per una valutazione completa.
Infine, è importante che un auditor segua un codice etico e le linee guida stabilite dall'organizzazione o dall'ente di certificazione a cui è affiliato. Queste linee guida contribuiranno a garantire un comportamento appropriato durante l'audit.