Le Parti Interessate o Stakeholders negli Standard ISO
Quando si affrontano i sistemi di gestione, siano essi per la Qualità, la Sicurezza o l'Ambiente, ci troviamo sempre ad affrontare il tema delle cosiddette "Parti Interessate". Molto spesso non ci rendiamo nemmeno conto di quante effettivamente siano le parti interessate che fanno capo alla nostra attività. Partiamo da un concetto basilare: qualsiasi attività, anche la più piccola, ha a che fare con parti interessate.
Di seguito forniremo un chiarimento approfondito su cosa si intende per parti interessate negli Standard ISO in genere, facendo esempi chiarificatori e pratici. Faremo in modo di considerare almeno i tre sistemi di gestione principali, Qualità, Sicurezza e Ambiente con la raccomandazione però di considerare che, se parliamo di un Sistema di Gestione Integrato, le parti interessate sono sempre comuni (sono semmai gli interessi che variano).
Iniziamo quindi col rispondere alla prima domanda con una affermazione di carattere generale: cosa si intende per parti Parti interessate negli Standard ISO? Le "parti interessate" sono un concetto fondamentale negli standard ISO (International Organization for Standardization), che si applica a un'ampia gamma di settori e discipline.
Indice dei contenuti
Chi Sono le Parti Interessate?
Cerchiamo dunque di definire e poi elencare in modo generico chi sono le Parti Interessate di cui parlano gli Standard ISO.
Le parti interessate sono individui o gruppi che possono essere influenzati dalle attività di un'organizzazione o che possono avere un impatto sulle sue operazioni e i suoi risultati.
Come intuiamo dalla definizione generale, cominciamo a col dire che le parti interessate hanno una duplice caratteristica:
- influenzano la nostra attività e
- sono influenzate dalla nostra attività
Le parti interessate sono quindi tutti gli individui o gruppi di individui che influenzano o sono influenzati dalla nostra attività.
L'Importanza delle Parti Interessate negli Standard ISO
Le parti interessate svolgono un ruolo fondamentale nello sviluppo, nell'implementazione e nel mantenimento degli standard ISO.
Vediamo quindi perché sono così importanti:
- Coinvolgimento e Rappresentanza: Le parti interessate rappresentano una vasta gamma di interessi e prospettive. Questi possono includere organizzazioni commerciali, governi, organizzazioni non governative, consumatori, fornitori e molti altri. Coinvolgendo queste parti fin dall'inizio, gli standard possono essere sviluppati in modo da rispecchiare le esigenze di tutti gli attori coinvolti.
- Legittimità e Accettazione: Coinvolgere le parti interessate nel processo di sviluppo degli standard aumenta la loro accettazione e legittimità a livello internazionale. Quando un ampio spettro di attori è coinvolto, l'adozione e l'applicazione degli standard diventa più probabile.
- Riduzione dei Conflitti: Coinvolgere le parti interessate fin dall'inizio può aiutare a evitare conflitti e controversie in seguito. Assicurarsi che tutte le voci siano ascoltate e considerate riduce il rischio di insoddisfazione o resistenza da parte di alcune parti interessate.
- Reputazione e Affidabilità: Gli standard ISO che coinvolgono un ampio spettro di parti interessate tendono ad essere considerati più affidabili e rappresentativi. Ciò può aumentare la reputazione dell'ISO e degli standard stessi.
- Aggiornamenti e Miglioramenti Continui: Coinvolgere le parti interessate facilita l'identificazione di nuove sfide, tendenze e tecnologie emergenti che potrebbero richiedere aggiornamenti agli standard esistenti o lo sviluppo di nuovi standard.
- Conformità e Adesione: Le organizzazioni sono più propense a conformarsi agli standard che sono stati sviluppati con il coinvolgimento delle parti interessate. Questo rende più probabile che gli standard ISO vengano effettivamente implementati e seguiti.
- Allineamento con le Aspettative del Mercato: Coinvolgere le parti interessate aiuta a garantire che gli standard rispecchino le aspettative e le esigenze del mercato. Questo è particolarmente importante in settori altamente dinamici e innovativi.
Soddisfare le Esigenze delle Parti Interessate
Per soddisfare le esigenze delle parti interessate nel contesto degli standard ISO, è importante seguire un processo strutturato che tenga conto di diverse fasi. Cerchiamo di fornirvi un elenco per capire come muovervi in modo da avere sotto controllo l'intero processo e avere i maggiori benefici da questa analisi.
Ecco alcuni passaggi chiave:
1. Identificazione delle Parti Interessate: La prima fase consiste nell'identificare chi sono le parti interessate pertinenti per lo specifico standard ISO. Questo può includere organizzazioni, governi, associazioni di settore, consumatori, fornitori, ecc. Dopo forniremo alcuni esempi.
2. Comunicazione Aperta e Trasparente: Una comunicazione aperta e trasparente è fondamentale. Le parti interessate devono essere informate del processo di sviluppo, degli obiettivi dell'ISO e del modo in cui possono contribuire. Occorre far sentire le parti interessate come "parte" del processo; far capire loro che sono importanti, in modo semplice e chiaro, commisurando gli interventi in base al tipo di interlocutore.
3. Coinvolgimento Attivo: Le parti interessate devono essere coinvolte attivamente nel processo. Questo può avvenire attraverso consultazioni, incontri, conferenze, sondaggi o altri mezzi di interazione. Far partecipare le pertinenti parti interessate, trasmettendo loro il messaggio che le azioni che la nostra organizzazione compirà, terranno in considerazione le loro esigenze e aspettative.
4. Raccogliere Feedback: È essenziale raccogliere feedback dettagliati e costruttivi dalle parti interessate. Questo può riguardare aspetti specifici dell'ISO in fase di sviluppo, o riguardare esigenze e preoccupazioni più generali.
5. Analisi e Valutazione dei Feedback: Una volta raccolti i feedback, è importante analizzarli e valutarli in modo accurato. Questo può comportare la classificazione dei commenti in base alla loro rilevanza e frequenza. Questa valutazione è determinante per poi procedere con la messa in atto delle azioni necessarie per rispondere a tali esigenze. Per esempio, se la maggior parte delle parti interessate si mostra preoccupata per uno specifico argomento, daremo la priorità a questo per ridurre la preoccupazione dei più.
6. Integrazione dei Feedback: I feedback rilevanti devono essere integrati nel processo di sviluppo dello standard. Questo può comportare la modifica della bozza di standard o l'aggiunta di nuovi elementi. Chiaramente il feedback non vale nulla se non raccogliamo e mettiamo in atto delle azioni che possono passare anche attraverso la modifica di un processo o l'integrazione di alcuni passi fondamentali per rispondere all'esigenza manifestata.
7. Conferma e Approvazione: Una volta apportate le modifiche sulla base dei feedback delle parti interessate, la bozza dello standard deve essere rivista e approvata.
8. Diffusione e Implementazione: Una volta che lo standard è stato finalizzato e approvato, deve essere diffuso tra le parti interessate e implementato in pratica.
9. Monitoraggio e Aggiornamento Continuo: È importante continuare a monitorare l'efficacia dello standard nel soddisfare le esigenze delle parti interessate. Se necessario, lo standard deve essere aggiornato per rispondere a nuove esigenze o sfide.
10. Rapporti Periodici: Periodicamente, è utile fornire rapporti alle parti interessate sull'implementazione e sull'impatto dello standard.
Seguire questi passaggi aiuta a garantire che le esigenze delle parti interessate siano prese in considerazione in modo efficace nel processo di sviluppo e implementazione degli standard ISO. Ciò aumenta la probabilità che gli standard siano accettati e adottati in modo ampio.
Applicazioni Pratiche negli Standard ISO
Le parti interessate giocano un ruolo cruciale nell'implementazione degli standard ISO in varie industrie e settori.
Ecco alcuni esempi di come le parti interessate possono essere coinvolte in applicazioni pratiche di alcuni standard ISO:
1. ISO 9001 (Gestione della Qualità):
- Fornitori e Clienti: Le aziende che implementano ISO 9001 coinvolgono i fornitori nella catena di approvvigionamento per garantire che essi rispettino determinati standard di qualità. D'altra parte, i clienti possono richiedere ai propri fornitori di essere conformi a ISO 9001 per garantire la qualità dei prodotti o servizi acquistati.
- Dipendenti: Gli standard ISO 9001 richiedono coinvolgimento attivo dei dipendenti. Questi devono essere formati e competenti per svolgere i loro compiti in modo efficace.
2. ISO 14001 (Gestione Ambientale):
- Comunità Locale e Autorità: Le organizzazioni che implementano ISO 14001 coinvolgono spesso la comunità locale e le autorità locali per affrontare e gestire impatti ambientali significativi.
- Fornitori di Servizi Ambientali: Organizzazioni che forniscono servizi per il monitoraggio e la gestione degli aspetti ambientali possono essere coinvolte come parte interessata.
3. ISO 45001 (Sicurezza e Salute sul Lavoro):
- Sindacati e Rappresentanti dei Lavoratori: Sono parti interessate importanti per garantire che i luoghi di lavoro siano sicuri e che siano implementate le misure appropriate per prevenire incidenti e infortuni.
- Autorità Regolatorie: Gli organismi di regolamentazione possono essere coinvolte per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti in materia di sicurezza e salute sul lavoro.
4. ISO 27001 (Gestione della Sicurezza delle Informazioni):
- Clienti e Partner Commerciali: Le organizzazioni che gestiscono informazioni sensibili possono coinvolgere i loro clienti e partner commerciali per garantire che le informazioni siano trattate in modo sicuro e conforme ai requisiti di sicurezza.
- Autorità di Regolamentazione e Autorità per la Privacy: Possono essere coinvolte per garantire che le pratiche di gestione delle informazioni siano conformi alle leggi e ai regolamenti.
5. ISO 50001 (Gestione dell'Energia):
- Fornitori di Energia e Servizi: Organizzazioni che implementano ISO 50001 possono coinvolgere fornitori di energia e servizi energetici per identificare opportunità di miglioramento dell'efficienza energetica e riduzione dei consumi.
6. ISO 26000 (Responsabilità Sociale):
- Parti Interessate della Comunità Locale: Le organizzazioni coinvolgono la comunità locale per affrontare le questioni di responsabilità sociale, come l'occupazione locale, lo sviluppo economico e il coinvolgimento della comunità.
In tutti questi casi, coinvolgere le parti interessate è cruciale per garantire che gli standard vengano implementati in modo efficace e che gli obiettivi relativi a qualità, ambiente, sicurezza, sicurezza delle informazioni, energia e responsabilità sociale siano raggiunti in modo completo e sostenibile.
Esempi di Parti Interessate in Diversi Contesti ISO
Vediamo di fornire quindi alcuni esempi pratici. Naturalmente le parti interessate possono variare a seconda del contesto ISO. Se abbiamo più di un Sistema di Gestione, le parti interessate possono essere comuni e cambiare le loro esigenze ma anche contenere la stessa esigenza.
Ecco alcuni esempi di parti interessate comuni in diversi contesti ISO:
1. ISO 9001 (Gestione della Qualità):
- Clienti: Sono una delle parti interessate più cruciali in ISO 9001. Le loro esigenze e aspettative devono essere comprese e soddisfatte.
- Fornitori: Sono coinvolti nel processo di approvvigionamento e forniscono input critici per la qualità dei prodotti o servizi.
- Dipendenti: Sono coinvolte nell'implementazione dei processi di gestione della qualità e contribuiscono alla loro efficacia.
- Aziende Azioniste o Proprietarie: Possono essere interessate alla conformità dell'organizzazione agli standard di qualità per garantire una buona reputazione e redditività.
2. ISO 14001 (Gestione Ambientale):
- Comunità Locale: Le comunità vicine alle installazioni dell'organizzazione possono essere direttamente influenzate dagli impatti ambientali. Sono interessate a garantire che tali impatti siano minimizzati.
- Autorità Ambientali: Regolamentano e supervisionano le attività che possono avere impatti sull'ambiente, quindi sono parti interessate fondamentali.
3. ISO 45001 (Sicurezza e Salute sul Lavoro):
- Lavoratori e loro Rappresentanti: Sono direttamente interessati alla loro sicurezza e salute sul posto di lavoro e hanno un ruolo attivo nel garantire un ambiente di lavoro sicuro.
- Sindacati: Possono essere interessati a garantire che le condizioni di lavoro siano conformi a standard elevati di salute e sicurezza.
4. ISO 27001 (Gestione della Sicurezza delle Informazioni):
- Clienti: Possono essere interessati a garantire che le informazioni che condividono con l'organizzazione siano trattate in modo sicuro e conforme a standard di sicurezza.
- Autorità di Regolamentazione e Autorità per la Privacy: Possono essere direttamente interessate a garantire che le informazioni siano trattate in modo conforme alle leggi e ai regolamenti.
5. ISO 50001 (Gestione dell'Energia):
- Fornitori di Energia: Possono essere interessati a collaborare con l'organizzazione per identificare e implementare soluzioni per l'efficienza energetica.
- Stakeholder Ambientali: Organizzazioni che desiderano dimostrare un impegno nei confronti dell'ambiente e della sostenibilità possono essere interessate a ISO 50001.
6. ISO 26000 (Responsabilità Sociale):
- Ong e Gruppi di Interesse Pubblico: Sono interessati a garantire che le organizzazioni operino in modo socialmente responsabile e contribuiscano positivamente alla società.
Questi sono solo esempi di parti interessate che possono essere rilevanti in vari contesti ISO. È importante identificare e coinvolgere le parti interessate pertinenti per garantire il successo dell'implementazione degli standard.
Espansione del Concetto in Altri Standard ISO
L'importanza delle parti interessate e il coinvolgimento attivo nel processo di standardizzazione si estende a una vasta gamma di standard ISO. Ecco come questo concetto può essere espanso in alcuni altri standard ISO:
1. ISO 13485 (Dispositivi Medici):
- Pazienti e Operatori Sanitari: Sono parti interessate fondamentali in questo contesto, in quanto la sicurezza e l'efficacia dei dispositivi medici sono cruciali per la salute dei pazienti e il lavoro degli operatori sanitari.
- Autorità Regolatorie nel Settore Sanitario: Sono direttamente interessate a garantire che i dispositivi medici rispettino i requisiti normativi.
2. ISO 22000 (Sicurezza Alimentare):
- Consumatori e Clienti: Sono direttamente interessati alla sicurezza e alla qualità degli alimenti che consumano.
- Produttori di Alimenti e Fornitori: Sono fondamentali per garantire che gli standard di sicurezza alimentare siano rispettati in tutta la catena di approvvigionamento.
3. ISO 31000 (Gestione dei Rischi):
- Stakeholder Finanziari e Investitori: Sono interessati a comprendere come l'organizzazione gestisce i rischi per proteggere il valore e l'integrità dell'azienda.
- Regolatori Finanziari: Sono interessati a garantire che l'organizzazione abbia a disposizione un sistema di gestione dei rischi robusto e conforme.
4. ISO 22301 (Continuità Aziendale):
- Fornitori Chiave: Sono essenziali per garantire che l'organizzazione sia in grado di mantenere la continuità delle operazioni anche in situazioni di emergenza.
- Assicuratori: Sono interessati a comprendere come l'organizzazione gestisce la continuità delle operazioni per valutare il rischio assicurativo.
5. ISO 37001 (Anticorruzione):
- Governo e Autorità Anticorruzione: Sono direttamente interessati a garantire che le organizzazioni abbiano in atto misure per prevenire e affrontare la corruzione.
6. ISO 19600 (Compliance):
- Autorità di Vigilanza e Regolamentari: Sono interessate a garantire che l'organizzazione gestisca adeguatamente la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili nel loro settore.
7. ISO 22316 (Resilienza Organizzativa):
- Comunità Locale e Governo Locale: Sono interessate a garantire che le organizzazioni siano in grado di contribuire alla resilienza della comunità in situazioni di emergenza.
In ognuno di questi standard, l'identificazione e l'engagement delle parti interessate pertinenti sono fondamentali per il successo dell'implementazione e per garantire che gli obiettivi degli standard siano raggiunti in modo completo e sostenibile.
Ruolo Chiave nelle Valutazioni di Conformità
Le parti interessate svolgono un ruolo cruciale nelle valutazioni di conformità agli standard ISO e in altri contesti normativi. Ecco alcuni modi in cui le parti interessate sono coinvolte e influenzano questo processo:
- Fornitura di Input e Feedback: Le parti interessate forniscono input e feedback preziosi sulle aspettative e le esigenze relative alla conformità agli standard. Questo input è fondamentale per comprendere le specifiche esigenze e preoccupazioni delle diverse parti coinvolte.
- Definizione degli Standard di Riferimento: Le parti interessate possono contribuire alla definizione dei criteri di conformità e degli standard di riferimento. Questo processo può includere la definizione di requisiti specifici, la scelta di indicatori chiave di prestazione (KPI) e altri parametri di valutazione.
- Revisione dei Documenti Normativi: Le parti interessate possono essere coinvolte nella revisione e nell'approvazione dei documenti normativi che definiscono le specifiche di conformità. Questo assicura che le aspettative siano chiaramente comunicate e comprese.
- Partecipazione alle Attività di Verifica: Alcune parti interessate, come le autorità regolatorie o gli organismi di certificazione, possono essere coinvolte direttamente nel processo di verifica della conformità. Questo può includere audit, ispezioni e valutazioni dettagliate.
- Segnalazione di Non Conformità: Le parti interessate possono segnalare situazioni di non conformità o violazioni degli standard. Questo è cruciale per garantire che le organizzazioni agiscano prontamente per correggere le situazioni problematiche.
- Contributo all'Aggiornamento degli Standard: Le parti interessate possono fornire contributi preziosi nel processo di revisione e aggiornamento degli standard. Questo aiuta a garantire che gli standard rimangano pertinenti e allineati alle esigenze del settore.
- Promozione della Conformità: Alcune parti interessate, come associazioni di settore o organismi governativi, possono svolgere un ruolo nel promuovere la conformità agli standard all'interno dell'industria o del settore.
- Feedback sull'Efficacia della Conformità: Le parti interessate possono fornire feedback sull'efficacia delle attività di conformità. Questo aiuta a identificare aree in cui migliorare e ottimizzare i processi di conformità.
In sintesi, le parti interessate svolgono un ruolo fondamentale nel garantire che le organizzazioni operino in conformità agli standard. Coinvolgendole in modo proattivo e collaborativo, è possibile assicurare che le aspettative di tutte le parti coinvolte siano soddisfatte e che vengano raggiunti elevati livelli di conformità e qualità.
Conclusione: Importanza delle Parti Interessate
In conclusione, l'importanza delle parti interessate nelle diverse discipline ISO è cruciale per il successo nell'implementazione degli standard. Le parti interessate rappresentano una vasta gamma di attori che possono essere direttamente o indirettamente influenzati dalle attività e dai risultati di un'organizzazione. Coinvolgerle in modo attivo e comprensivo porta a una serie di benefici tangibili.
In definitiva, il coinvolgimento delle parti interessate non è solo un requisito formale, ma una pratica essenziale che contribuisce alla creazione di standard ISO efficaci, accettati e sostenibili nel lungo termine. Ignorare o trascurare le esigenze delle parti interessate può comportare rischi e impatti negativi sull'efficacia e sull'accettazione degli standard stessi. Pertanto, identificare, coinvolgere e ascoltare attentamente le parti interessate dovrebbe essere una priorità in qualsiasi processo di standardizzazione.