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Conduzione dell’audit
La conduzione dell’audit è la fase in cui la pianificazione viene messa alla prova sul campo.
È qui che l’audit può diventare uno strumento di analisi utile oppure ridursi a una verifica formale, poco credibile e poco efficace.
In questa guida vediamo come condurre un audit in modo corretto, come raccogliere evidenze affidabili e quali comportamenti compromettono l’esito dell’audit.
Il ruolo dell’auditor durante la conduzione
Durante la conduzione, l’auditor non è:
- un controllore;
- un ispettore;
- un giudice.
È una figura che osserva, ascolta e verifica, mantenendo:
- neutralità;
- metodo;
- coerenza con i criteri definiti.
👉 Gabola tipica: assumere un atteggiamento ispettivo o inquisitorio, che genera difesa e chiusura.
Interviste: come porre le domande giuste
Le interviste sono uno strumento centrale dell’audit, ma spesso vengono gestite male.
Buone pratiche:
- domande aperte;
- ascolto attivo;
- richiesta di esempi concreti;
- verifica incrociata delle risposte.
Da evitare:
- domande suggestive;
- domande che contengono già la risposta;
- interrogatori formali.
👉 Suggerimento pratico: chiedere “come lo fai di solito?” è più efficace che chiedere “segui la procedura?”.
Osservazione delle attività operative
L’osservazione diretta permette di verificare ciò che realmente accade, non solo ciò che viene dichiarato.
Durante l’osservazione:
- concentrati sui fatti;
- prendi appunti oggettivi;
- evita interpretazioni premature.
👉 Errore comune: trarre conclusioni durante l’osservazione, invece di limitarsi alla raccolta delle evidenze.
Analisi dei documenti
La verifica documentale serve a confrontare:
- quanto previsto;
- quanto dichiarato;
- quanto osservato.
Buone pratiche:
- analizzare solo documenti pertinenti;
- verificare versioni e aggiornamenti;
- evitare accumuli inutili di carta.
👉 Gabola frequente: usare la documentazione come fine dell’audit, invece che come supporto alle evidenze.
Raccolta delle evidenze
Le evidenze sono il fondamento dell’audit.
Devono essere:
- oggettive;
- verificabili;
- pertinenti ai criteri.
Un’evidenza non è:
- un’opinione;
- una sensazione;
- un giudizio personale.
👉 Regola pratica: se non puoi dimostrare un’affermazione, non è un’evidenza.
Gestire le situazioni critiche durante l’audit
Durante la conduzione possono emergere:
- resistenze;
- tensioni;
- incomprensioni.
In questi casi è importante:
- mantenere calma e neutralità;
- riportare l’attenzione sui criteri;
- evitare confronti personali.
👉 Errore tipico: entrare in discussioni difensive che distolgono l’audit dal suo obiettivo.
Mantenere il focus sull’obiettivo
Un audit ben condotto non divaga.
L’auditor deve saper:
- riportare l’attenzione sullo scopo;
- evitare approfondimenti non pianificati;
- gestire il tempo disponibile.
👉 Suggerimento pratico: se un tema interessante non rientra nello scopo, annotalo ma non approfondirlo subito.
Chiusura dell’audit sul campo
La conduzione si conclude con una sintesi preliminare:
- chiarendo cosa è stato verificato;
- anticipando eventuali rilievi;
- evitando giudizi definitivi prematuri.
👉 Gabola tipica: annunciare conclusioni senza aver completato la valutazione delle evidenze.
Collegamento con il resto della guida
Questa pagina descrive come svolgere l’audit sul campo.
Per inquadrare correttamente l’intero processo e le fasi successive, il riferimento resta la pagina principale: Condurre un audit efficace