Guide Pratiche > Guida alla stesura delle procedure
Requisiti di una procedura
Una procedura non è efficace perché “scritta bene”, ma perché funziona nel contesto reale in cui deve essere applicata.
I requisiti di una procedura servono a valutare se il documento è utilizzabile, applicabile e sostenibile nel tempo.
In questa guida trovi i criteri essenziali che una procedura deve rispettare per essere davvero operativa, non solo formalmente corretta.
Chiarezza e comprensibilità
Il primo requisito è la comprensibilità immediata.
Chi legge deve capire cosa fare senza interpretazioni personali.
Una procedura è chiara quando:
- usa termini coerenti e non ambigui;
- evita frasi lunghe e subordinate;
- distingue azioni, responsabilità e condizioni.
👉 Gabola tipica: dare per scontato che “chi legge saprà cosa si intende”. Se serve spiegare a voce, la procedura non è chiara.
Coerenza con il contesto operativo
Una procedura efficace è aderente alla realtà in cui deve essere applicata.
Se descrive un lavoro che non corrisponde a come si opera davvero, verrà ignorata o aggirata.
Verifica che:
- le attività descritte siano realmente eseguibili;
- i tempi siano compatibili con il lavoro quotidiano;
- i ruoli indicati esistano davvero.
👉 Suggerimento pratico: prima di approvare una procedura, confrontala con chi svolge l’attività. Le incongruenze emergono subito.
Proporzionalità e livello di dettaglio adeguato
Un buon requisito è la proporzionalità: la complessità della procedura deve essere adeguata al rischio e all’attività.
- attività semplici → procedure essenziali
- attività critiche → procedure più strutturate
👉 Gabola frequente: usare lo stesso livello di dettaglio per tutte le procedure, creando documenti inutilmente pesanti.
Chiarezza dei ruoli e delle responsabilità
Una procedura efficace chiarisce chi fa cosa, evitando sovrapposizioni o vuoti di responsabilità.
Deve essere chiaro:
- chi esegue;
- chi controlla;
- chi autorizza, se previsto.
👉 Errore tipico: indicare solo chi esegue e dimenticare chi verifica o supervisiona.
Sequenza logica delle attività
Le attività devono essere presentate in una sequenza logica e comprensibile, senza salti o inversioni.
Una buona sequenza:
- segue il flusso reale del lavoro;
- evidenzia eventuali punti decisionali;
- evita ritorni confusi avanti/indietro.
👉 Suggerimento pratico: se per capire una fase devi leggere tutta la procedura, la sequenza non è chiara.
Applicabilità e usabilità
Una procedura è efficace solo se viene usata.
Questo requisito riguarda la facilità con cui può essere consultata e applicata.
Verifica che:
- il linguaggio sia adatto ai destinatari;
- la procedura sia facilmente reperibile;
- non richieda sforzi inutili per essere seguita.
👉 Gabola comune: procedure perfette “sulla carta”, ma impraticabili sul campo.
Manutenibilità nel tempo
Una procedura deve poter essere aggiornata facilmente.
Se è rigida o troppo complessa, diventa obsoleta in breve tempo.
Un buon requisito è:
- struttura chiara;
- sezioni facilmente modificabili;
- assenza di riferimenti inutilmente specifici (nomi, date, eccezioni temporanee).
👉 Suggerimento pratico: se aggiornare una procedura richiede riscriverla tutta, è stata progettata male.
Coerenza interna
Una procedura deve essere coerente con se stessa:
- stessi termini per stessi concetti;
- nessuna contraddizione tra parti diverse;
- riferimenti chiari.
👉 Errore tipico: introdurre modifiche parziali senza rivedere l’intero documento.
Come usare questi requisiti in pratica
I requisiti non servono solo a “scrivere meglio”, ma anche a:
- verificare procedure esistenti;
- individuare perché una procedura non funziona;
- migliorare documenti già in uso.
Puoi usarli come checklist di controllo, prima o dopo l’implementazione.
Per una visione complessiva del metodo e delle fasi della guida, il riferimento resta la pagina principale: Scrivere procedure efficaci.