Guide Pratiche > Guida alla stesura delle procedure
Struttura della procedura
La struttura di una procedura è ciò che rende il documento leggibile, consultabile e utilizzabile nel tempo.
Una buona struttura non serve a “fare ordine formale”, ma a permettere a chi legge di trovare subito le informazioni che gli servono, senza dover interpretare o ricostruire il senso del testo.
In questa guida vediamo come impostare una struttura efficace, quali sezioni includere e quali errori evitare.
Perché la struttura conta davvero
Due procedure con contenuti simili possono avere efficacia opposta solo per come sono strutturate.
Una struttura confusa:
- rallenta la consultazione;
- genera interpretazioni diverse;
- scoraggia l’uso reale del documento.
👉 Gabola tipica: concentrarsi solo su cosa scrivere e non su come organizzarlo.
Principi base di una buona struttura
Indipendentemente dal contesto, una struttura efficace rispetta alcuni principi fondamentali:
- linearità: le informazioni seguono un ordine logico;
- riconoscibilità: sezioni sempre uguali tra procedure diverse;
- separazione dei livelli: scopo, attività e responsabilità non si mescolano;
- sintesi: ogni sezione contiene solo ciò che serve.
👉 Suggerimento pratico: se una sezione risponde a più domande diverse, probabilmente va divisa.
Sezioni fondamentali di una procedura
Una procedura ben strutturata dovrebbe contenere, come minimo, le seguenti sezioni.
Scopo
- Chiarisce perché esiste la procedura e quale risultato intende ottenere.
- Deve essere breve e focalizzato.
👉 Errore tipico: usare lo scopo per introdurre concetti generali o normativi.
Campo di applicazione
Definisce quando e a chi si applica la procedura, evitando applicazioni improprie.
👉 Suggerimento pratico: indicare anche cosa è escluso aiuta a evitare fraintendimenti.
Ruoli e responsabilità
Indica chi fa cosa all’interno della procedura, distinguendo esecuzione, controllo e autorizzazione.
👉 Gabola frequente: elencare ruoli senza chiarire le responsabilità operative.
Descrizione delle attività
È il cuore della procedura.
Le attività devono essere:
- ordinate in sequenza logica;
- descritte con verbi operativi;
- prive di ambiguità.
👉 Suggerimento pratico: se un’attività non può essere osservata o verificata, è descritta male.
Documenti e riferimenti (se necessari)
Serve a indicare moduli, registrazioni o documenti di supporto.
👉 Errore comune: trasformare questa sezione in un elenco generico di normative o documenti non usati operativamente.
Come organizzare la sequenza delle attività
La sequenza deve seguire il flusso reale del lavoro, non l’ordine “logico” immaginato da chi scrive.
Buone pratiche:
- una fase = un’azione principale;
- evidenziare eventuali punti decisionali;
- evitare rimandi continui avanti e indietro.
👉 Gabola tipica: descrivere l’attività come un racconto, anziché come una sequenza operativa.
Livelli di dettaglio e uso delle istruzioni operative
Non tutto deve stare nella procedura.
Quando il dettaglio diventa eccessivo, è spesso meglio:
- mantenere la procedura snella;
- rimandare a istruzioni operative dedicate.
👉 Regola pratica: la procedura dice cosa fare, l’istruzione dice come farlo nel dettaglio.
Coerenza strutturale tra procedure diverse
Usare sempre la stessa struttura di base per procedure simili aiuta:
- la comprensione;
- la formazione;
- la revisione e l’aggiornamento.
👉 Suggerimento pratico: definire una struttura standard e riutilizzarla, adattando solo ciò che serve.
Errori strutturali da evitare
Tra gli errori più comuni:
- sezioni duplicate o sovrapposte;
- informazioni chiave nascoste in paragrafi lunghi;
- struttura diversa per ogni procedura senza motivo;
- inserire contenuti operativi nello scopo.
👉 Regola pratica: se per capire una procedura devi leggerla tutta dall’inizio alla fine, la struttura non funziona.
Collegamento con il resto della guida
Questa pagina chiarisce come organizzare una procedura.
Per capire come scriverla, quali requisiti deve rispettare e come applicarla nella pratica, il riferimento resta la pagina principale della guida: Scrivere procedure efficaci.