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Scrivere una procedura
Scrivere una procedura non significa descrivere tutto ciò che accade nella realtà operativa, ma selezionare e strutturare le informazioni essenziali affinché un’attività possa essere svolta in modo coerente, ripetibile e controllabile.
Questa guida ti accompagna nella scrittura vera e propria di una procedura, chiarendo da dove partire, come organizzare i contenuti e quali scelte fanno la differenza tra un documento utile e uno che resta inutilizzato.
Prima di scrivere: chiarisci lo scopo reale
La prima domanda da porsi non è “come scrivo la procedura”, ma:
- Quale problema operativo deve risolvere?
Una procedura efficace nasce sempre da un’esigenza concreta, ad esempio:
- ridurre errori ricorrenti;
- uniformare comportamenti tra persone diverse;
- chiarire responsabilità;
- rendere verificabile un’attività.
👉 Gabola tipica: iniziare a scrivere senza aver chiarito lo scopo, producendo testi generici e poco incisivi.
Definire il campo di applicazione (senza esagerare)
Ogni procedura deve chiarire quando si applica e quando no.
Questo evita interpretazioni arbitrarie e applicazioni improprie.
Il campo di applicazione dovrebbe rispondere a:
- a quali attività si riferisce;
- in quali situazioni si applica;
- quali casi sono esclusi.
👉 Suggerimento pratico: se il campo di applicazione è troppo ampio, probabilmente stai cercando di coprire più procedure in una sola.
Identificare ruoli e responsabilità (non persone)
Una procedura non deve dipendere dalle persone, ma dai ruoli.
Scrivendo:
- usa ruoli chiari e riconoscibili;
- evita nomi propri;
- distingui chi esegue da chi controlla.
👉 Gabola frequente: usare formule vaghe come “il personale”, “gli addetti”, “chi di competenza”, che rendono la procedura inutilizzabile.
Descrivere le attività: concretezza prima di tutto
La parte centrale della procedura è la descrizione delle attività. Qui vale una regola semplice:
- scrivi solo ciò che deve essere fatto, non ciò che “si dovrebbe sapere”
Ogni attività dovrebbe:
- essere descritta con verbi operativi;
- avere un inizio e una fine chiari;
- essere collocata in una sequenza logica.
👉 Suggerimento pratico: se una frase non può essere trasformata in un’azione osservabile, probabilmente è troppo astratta.
Livello di dettaglio: né troppo, né troppo poco
Uno degli errori più comuni è sbagliare il livello di dettaglio.
- Troppo dettaglio → procedure lunghe, difficili da usare
- Troppo poco dettaglio → procedure interpretabili
👉 Regola pratica: descrivi le attività che non possono essere lasciate all’interpretazione, non quelle ovvie o automatiche.
Se servono dettagli tecnici molto specifici, spesso è meglio rimandarli a istruzioni operative separate.
Linguaggio da usare (e da evitare)
Il linguaggio di una procedura deve essere:
- chiaro;
- diretto;
- coerente.
Da preferire:
- frasi brevi;
- forma attiva;
- termini sempre uguali per lo stesso concetto.
Da evitare:
- linguaggio normativo non necessario;
- frasi ambigue;
- sinonimi usati a caso.
👉 Gabola tipica: cambiare terminologia all’interno della stessa procedura, creando confusione.
Scrivere pensando a chi la userà
Una procedura efficace è scritta dal punto di vista di chi la deve applicare, non di chi la redige.
Chiediti sempre:
- chi la leggerà davvero?
- in quale contesto?
- sotto quale pressione?
👉 Suggerimento pratico: se una procedura può essere compresa solo da chi l’ha scritta, non è una buona procedura.
Errori ricorrenti nella stesura delle procedure
Tra gli errori più frequenti:
- copiare procedure esistenti senza adattarle;
- inserire obiettivi al posto di azioni;
- confondere responsabilità e competenze;
- scrivere per “coprirsi”, non per essere utili.
👉 Regola pratica: ogni paragrafo deve rispondere a una domanda operativa reale.
Collegamento con il resto della guida
Questa pagina si concentra sulla fase di scrittura.
Per capire come rendere una procedura efficace, come strutturarla e come applicarla nella pratica, il riferimento resta la pagina principale della guida: Scrivere procedure efficaci.