Guide Pratiche > Guida alla stesura delle procedure
Implementazione della procedura
L’implementazione è la fase in cui una procedura passa dal documento alla pratica.
È anche il punto in cui falliscono molte procedure ben scritte: non perché siano sbagliate, ma perché non vengono integrate nel lavoro reale.
In questa guida vediamo come implementare correttamente una procedura, quali fattori incidono sulla sua applicazione e quali errori evitare.
Cosa significa davvero “implementare” una procedura
Implementare una procedura non significa:
- distribuirla via email;
- archiviarla in un sistema documentale;
- farla firmare “per presa visione”.
Implementare una procedura significa far sì che venga applicata in modo coerente da chi ne è coinvolto, nel contesto operativo quotidiano.
👉 Gabola tipica: confondere la diffusione del documento con la sua reale applicazione.
Preparare il terreno prima dell’applicazione
Prima di introdurre una procedura è fondamentale verificare che:
- le attività descritte siano realistiche;
- i ruoli siano chiari e riconosciuti;
- le risorse necessarie siano disponibili.
👉 Suggerimento pratico: se una procedura “non può funzionare” già sulla carta, non funzionerà nemmeno nella pratica.
Comunicare la procedura in modo efficace
La comunicazione è un elemento chiave dell’implementazione.
Una procedura non spiegata correttamente viene percepita come un’imposizione o come burocrazia inutile.
Buone pratiche:
- spiegare lo scopo della procedura;
- chiarire cosa cambia rispetto a prima;
- evidenziare i benefici operativi.
👉 Errore comune: presentare la procedura come un obbligo formale, senza spiegare il valore pratico.
Formazione e affiancamento
La formazione non deve limitarsi alla lettura del documento.
Per attività critiche o nuove modalità operative è spesso necessario:
- affiancamento iniziale;
- esempi pratici;
- chiarimenti operativi sul campo.
👉 Gabola frequente: ritenere che “aver letto la procedura” equivalga a saperla applicare.
Integrare la procedura nel lavoro quotidiano
Una procedura è efficace solo se si inserisce naturalmente nel flusso di lavoro.
Verifica che:
- sia facilmente reperibile;
- non richieda passaggi aggiuntivi inutili;
- sia coerente con strumenti e modalità operative esistenti.
👉 Suggerimento pratico: se applicare la procedura rallenta inutilmente il lavoro, verrà aggirata.
Gestire deviazioni ed eccezioni
Nessuna procedura può coprire tutti i casi possibili.
È importante prevedere:
- come gestire situazioni non standard;
- chi decide in caso di deviazione;
- come documentare eventuali scostamenti.
👉 Errore tipico: pretendere che la procedura copra ogni possibile eccezione, rendendola ingestibile.
Monitorare l’applicazione della procedura
L’implementazione non si conclude con l’avvio.
È necessario verificare nel tempo:
- se la procedura viene applicata;
- se emergono criticità;
- se sono necessari aggiustamenti.
👉 Suggerimento pratico: osservare il lavoro reale è spesso più efficace di controllare documenti firmati.
Aggiornare e migliorare nel tempo
Una procedura efficace è viva.
Modifiche operative, cambiamenti organizzativi o nuovi strumenti richiedono aggiornamenti periodici.
👉 Gabola comune: lasciare in uso procedure superate “perché nessuno le ha mai aggiornate”.
Collegamento con il resto della guida
Questa pagina si concentra sull’applicazione concreta delle procedure.
Per una visione completa del metodo — dalla definizione alla scrittura, struttura e requisiti — il riferimento resta la pagina principale: Scrivere procedure efficaci.