Guide Pratiche > Guida alla stesura delle procedure
Cos’è una procedura
Una procedura è un documento operativo che descrive come deve essere svolta un’attività, indicando in modo chiaro chi fa cosa, quando, come e con quali vincoli.
Il suo scopo non è spiegare perché un’attività esiste, ma rendere ripetibile, controllabile e coerente il modo in cui viene svolta.
In questa guida chiariremo cosa distingue una procedura da altri documenti simili, quando è davvero necessario formalizzarla e quali errori concettuali evitarne la stesura.
Definizione operativa di procedura
In termini pratici, una procedura è:
- una sequenza strutturata di attività, assegnate a ruoli definiti, da eseguire secondo modalità stabilite per ottenere un risultato atteso in condizioni ripetibili.
Gli elementi chiave sono quattro:
- attività (non principi astratti);
- ruoli (non persone nominali);
- sequenza e condizioni;
- risultato atteso.
Se uno di questi elementi manca, il documento non è una procedura, anche se viene chiamato così.
A cosa serve realmente una procedura (e a cosa no)
Una procedura serve a:
- ridurre l’ambiguità operativa;
- garantire uniformità di comportamento;
- supportare formazione e affiancamento;
- rendere verificabile un’attività;
- prevenire errori ricorrenti.
Una procedura non serve a:
- spiegare concetti teorici;
- sostituire il giudizio professionale;
- coprire ogni possibile eccezione;
- “mettere nero su bianco quello che già sappiamo” senza valore aggiunto.
👉 Gabola tipica: scrivere procedure solo “perché richieste”, senza un reale problema operativo da risolvere.
Procedura, istruzione, regolamento: differenze da chiarire subito
Molti documenti vengono chiamati “procedure” in modo improprio. Chiarire le differenze evita confusione e documenti inutili.
- Procedura | Descrive come si svolge un’attività e chi è responsabile delle varie fasi.
- Istruzione operativa | Scende nel dettaglio esecutivo (come usare uno strumento, come compilare un modulo).
- Regolamento / policy | Definisce regole, divieti, principi generali, non modalità operative.
👉 Suggerimento pratico: se il documento risponde alla domanda “Qual è la sequenza corretta di azioni da seguire?” probabilmente è una procedura.
Quando è davvero necessario scrivere una procedura
Non tutte le attività meritano una procedura. Scriverne troppe è controproducente.
Una procedura è utile quando:
- l’attività è ricorrente;
- il rischio di errore è significativo;
- sono coinvolti più ruoli;
- è richiesta tracciabilità o controllo;
- l’attività non può dipendere dall’esperienza del singolo.
👉 Gabola frequente: formalizzare attività semplici e intuitive, creando burocrazia inutile.
Cosa deve chiarire una procedura fin dalla prima lettura
Una buona procedura consente a chi la legge di capire subito:
- se riguarda il proprio ruolo;
- quando si applica;
- qual è il risultato atteso;
- dove finisce la propria responsabilità.
Se il lettore deve “interpretare”, chiedere spiegazioni o integrare a voce, la procedura non è efficace, anche se formalmente corretta.
Errori concettuali comuni da evitare
Alcuni errori ricorrenti compromettono l’utilità delle procedure:
- descrivere obiettivi invece di azioni;
- usare un linguaggio troppo normativo o astratto;
- confondere responsabilità con competenze;
- inserire dettagli irrilevanti;
- scrivere “per copia” di altre procedure.
👉 Regola pratica: una procedura deve poter essere usata, non solo archiviata.
Come si inserisce questa pagina nella guida
Questa pagina serve a fissare il significato corretto di procedura e a evitare equivoci prima di passare alla stesura vera e propria.
Per una visione d’insieme del metodo e per orientarti tra tutte le fasi, fai riferimento alla pagina principale della guida: Scrivere procedure efficaci.