Che differenza c'è tra Programma e Piano di Audit?
Il "programma di audit" e il "piano di audit" sono due concetti distinti utilizzati nel contesto delle attività di verifica e controllo.
Nelle norme ISO (International Organization for Standardization), viene fornita una distinzione tra "piano di audit" e "programma di audit".
Il PROGRAMMA DI AUDIT è una pianificazione degli audit in un dato periodo di tempo. Si basa sul piano di audit, ma è più specifico in quanto indica le date e le location degli audit pianificati.
Può includere informazioni su quali audit saranno eseguiti, quando, dove e chi sarà coinvolto come auditor.
Spesso, il programma di audit è un documento dinamico che viene aggiornato in base alle esigenze e alle disponibilità delle risorse.
Il PIANO DI AUDIT è un documento che definisce come sarà condotto l'audit e stabilisce gli obiettivi, la portata, la frequenza e le metodologie dell'audit. Può includere dettagli su chi condurrà l'audit, quali processi o aree saranno esaminate e quando l'audit verrà eseguito.
Il piano di audit fornisce una roadmap dettagliata per la conduzione dell'audit, specificando quali parti del sistema di gestione saranno valutate e in che modo.
Include anche informazioni su come saranno gestiti i risultati e le evidenze raccolte durante l'audit.
In sintesi, il piano di audit risponde alle domande: chi, cosa, quando, dove e come, definendo i dettagli operativi dell'audit, mentre il programma di audit determina quando e dove gli audit specifici saranno eseguiti.
Queste due componenti sono fondamentali per garantire che gli audit siano condotti in modo efficace e sistematico, fornendo un quadro chiaro di ciò che sarà valutato, quando ciò avverrà e come saranno gestiti i risultati.
Contenuto e formato del Programma di Audit
Non esiste un formato standard universalmente accettato per la redazione di un programma di audit, ma ci sono alcune linee guida comuni che possono essere seguite per assicurarsi che il programma sia ben strutturato e comprensibile.
Ecco alcuni suggerimenti su come redigere un programma di audit:
1. Intestazione:
- Includi un'intestazione che identifichi chiaramente il documento come un "Programma di Audit". Indica anche il nome dell'azienda, il periodo di riferimento e le informazioni di contatto del responsabile dell'audit.
2. Obiettivi dell'Audit:
- Specifica chiaramente l'obiettivo o gli obiettivi dell'audit. Per esempio, l'audit potrebbe essere finalizzato a verificare la conformità a uno specifico standard o a valutare l'efficacia di un processo.
3. Criteri di Audit:
- Indica quali criteri saranno utilizzati per valutare la conformità. Questi criteri possono includere standard, procedure interne, leggi o regolamenti pertinenti.
4. Metodologia di Audit:
- Descrivi come verrà condotto l'audit. Questo può includere interviste, revisione di documenti, osservazioni sul campo, ecc.
5. Soggetti coinvolti:
- Elenca chi parteciperà all'audit, inclusi gli auditori e le persone coinvolte nel processo o nell'area oggetto dell'audit.
6. Calendario delle Attività:
- Indica le date e i tempi previsti per l'audit. Questo può includere la data di inizio e fine dell'audit, così come le attività specifiche pianificate durante l'audit.
7. Attività di Audit:
- Fornisci una descrizione dettagliata delle attività che verranno svolte durante l'audit, inclusi incontri di apertura e chiusura, revisione di documenti, interviste, osservazioni sul campo, ecc.
8. Risorse Necessarie:
- Specifica le risorse che saranno necessarie per condurre l'audit con successo. Questo può includere auditori, documenti, accesso a determinati luoghi o risorse, ecc.
9. Rapporti e Documentazione:
- Indica come verranno documentati i risultati dell'audit e i rapporti che saranno prodotti. Questo può includere modelli di rapporto e procedure per la documentazione.
10. Firma e Approvazione:
- Includi spazi per le firme del responsabile dell'audit e altre autorizzazioni necessarie.
11. Note Aggiuntive o Commenti:
- Fornisci spazio per eventuali note aggiuntive o commenti che possono essere utili per l'audit.
Puoi usare una semplice tabella in word oppure creare un file su excel. Ricorda solo che è importante che il programma di audit sia chiaro, dettagliato e ben organizzato in modo che gli auditori possano eseguire l'audit in modo efficace e coerente. Adattare il formato e i dettagli del programma in base alle esigenze specifiche dell'azienda e dell'audit in questione è essenziale.
Esempio di Programma di audit
Esempio di Programma di Audit ISO 9001:2015
- Periodo di Riferimento: Gennaio - Marzo 2023
- Azienda: [Nome dell'Azienda]
- Responsabile dell'Audit: [Nome del Responsabile dell'Audit]
- Auditore/i: [Nome degli Auditori]
1. Audit Interno del Sistema di Gestione della Qualità
- Data: 10 gennaio 2023
- Durata: 2 giorni
- Settore: Produzione
- Responsabile di Settore: [Nome del Responsabile di Settore]
2. Audit Interno del Sistema di Gestione della Qualità
- Data: 25 gennaio 2023
- Durata: 2 giorni
- Settore: Controllo Qualità
- Responsabile di Settore: [Nome del Responsabile di Settore]
3. Audit Interno del Sistema di Gestione della Qualità
- Data: 7 febbraio 2023
- Durata: 2 giorni
- Settore: Gestione degli Approvvigionamenti
- Responsabile di Settore: [Nome del Responsabile di Settore]
4. Audit Interno del Sistema di Gestione della Qualità
- Data: 20 febbraio 2023
- Durata: 2 giorni
- Settore: Gestione delle Risorse Umane
- Responsabile di Settore: [Nome del Responsabile di Settore]
5. Audit Interno del Sistema di Gestione della Qualità
- Data: 10 marzo 2023
- Durata: 2 giorni
- Settore: Servizi Clienti
- Responsabile di Settore: [Nome del Responsabile di Settore]
Nell'esempio sopra, stiamo pianificando una serie di audit interni del sistema di gestione della qualità dell'azienda nel periodo da gennaio a marzo 2023. Ogni audit ha una data specifica di programmazione, una durata prevista di due giorni e un'area specifica del sistema di gestione della qualità che verrà valutata (come Produzione, Controllo Qualità, Gestione degli Approvvigionamenti, ecc.).
Ogni audit è assegnato a un responsabile di settore specifico che sarà coinvolto nell'audit. Gli auditori incaricati di condurre gli audit sono anche indicati nel programma.
Questo programma fornisce una pianificazione chiara e strutturata degli audit che verranno condotti nell'azienda durante il periodo specificato.
Qui trovi un esempio di Programma di Audit scaricabile in .pdf
Contenuto e formato del Piano di Audit
Esistono vari formati e modelli comuni che vengono utilizzati per redigere piani di audit. Tuttavia, è importante tenere presente che i dettagli specifici e la struttura del piano di audit possono variare a seconda dell'organizzazione, dell'industria e degli standard coinvolti. Di seguito un esempio di un possibile formato standard per un piano di audit:
[Nome dell'Azienda]
Piano di Audit
Periodo di Riferimento: [Data Inizio] - [Data Fine]
Responsabile dell'Audit: [Nome del Responsabile dell'Audit]
Auditore/i: [Nome degli Auditori]
Oggetto dell'Audit:
Obiettivo dell'Audit:
Criteri di Audit:
Metodologia di Audit:
Soggetti coinvolti:
Calendario delle Attività:
Fase di Preparazione:
- [Attività e Dettagli]
- [Date e Orari]
Fase di Esecuzione:
- [Attività e Dettagli]
- [Date e Orari]
Fase di Reporting e Segnalazione:
- [Attività e Dettagli]
- [Date e Orari]
Fase di Follow-up:
- [Attività e Dettagli]
- [Date e Orari]
Risorse Necessarie:
Rapporti e Documentazione:
Note Aggiuntive o Commenti:
Firma e Approvazione:
In questo esempio, i campi tra parentesi quadre ([...]) sono spazi in cui dovresti inserire le informazioni specifiche relative al tuo audit. È importante personalizzare il piano di audit in base alle esigenze e alle circostanze specifiche dell'audit che stai pianificando.
Ricorda che è importante che il piano di audit sia chiaro, dettagliato e ben organizzato in modo che gli auditori possano condurre l'audit in modo efficace e coerente. Adattare il formato e i dettagli del piano in base alle esigenze specifiche dell'azienda e dell'audit in questione è essenziale.
Esempio di Piano di Audit
Esempio di Piano di Audit ISO 9001:2015
Azienda: [Nome dell'Azienda]
Responsabile dell'Audit: [Nome del Responsabile dell'Audit]
Auditore/i: [Nome degli Auditori]
Data dell'Audit: 10 gennaio 2023
Settore Auditato: Produzione
Obiettivo dell'Audit: Verificare la conformità del processo di produzione rispetto ai requisiti specificati nella norma ISO 9001:2015.
Criteri di Audit:
- Norma ISO 9001:2015
- Procedure interne dell'azienda relative alla produzione
Metodologia di Audit:
- Interviste con il personale coinvolto nella produzione
- Revisione dei documenti e dei registri relativi alla produzione
- Osservazioni sul campo durante le attività di produzione
Soggetti coinvolti:
- Dipendenti del reparto di produzione
- Responsabile del reparto di produzione
- Auditori interni
Attività di Audit:
1. Introduzione all'Audit:
- Riunione di apertura con il responsabile del reparto di produzione.
- Spiegazione dell'obiettivo e del processo di audit.
2. Revisione dei Documenti:
- Verifica dei documenti relativi alla produzione, inclusi manuali, procedure e registri.
3. Interviste:
- Intervista con il personale coinvolto nella produzione per verificare la comprensione dei processi e l'applicazione delle procedure.
4. Osservazioni sul Campo:
- Osservazione diretta delle attività di produzione per confermare la conformità ai requisiti.
5. Verifica dei Registri:
- Controllo dei registri per assicurarsi che siano mantenuti correttamente e che contengano le informazioni richieste.
6. Riunione di Chiusura:
- Discussione dei risultati preliminari con il responsabile del reparto di produzione.
- Preliminare identificazione di eventuali azioni correttive necessarie.
Rapporto di Audit:
Documentazione dettagliata di tutte le attività svolte durante l'audit, comprese le constatazioni e le raccomandazioni.
In questo esempio di piano di audit, viene fornita una struttura dettagliata per pianificare, eseguire e gestire un audit interno del Sistema di Gestione della Qualità in un'azienda. Le attività sono organizzate in diverse fasi, comprese le fasi di preparazione, esecuzione, reporting e follow-up. Vengono specificate anche la data e la durata prevista. Sono elencati anche i criteri di audit e le risorse necessarie.
Qui trovi un esempio di Piano di Audit scaricabile in .pdf